Praxis: 14 Tipps & Tricks für Microsoft Outlook

Vorschaufenster
Durch einmaliges Klicken auf eine Mail wird - ohne sie zu öffnen - deren Inhalt im Vorschaufenster angezeigt. In Outlook 2007 funktioniert das auch mit den E-Mail-Anhängen. Dabei unterstützt das Programm neben Bildern und Textdateien verschiedene Office-Elemente. Welche das sind, lesen Sie unter Extras - Vertrauensstellungscenter - Anlagenbehandlung - Anlagen- und Dokumentvorschau nach. Wenn Sie mögen, lässt sich hier auch mit einem Haken die Anlagenvorschau komplett deaktivieren. Für die Vorschau anderer Anhänge wie etwa PDF-Dokumente benötigen Sie darüber hinaus gesonderte Add-ins.

Schreibprüfung im Betreff
Wenn Sie den Word-Editor zum Verfassen Ihrer E-Mails verwenden, wird während der Texteingabe die Rechtschreibung zwar im Hauptfeld überprüft, nicht aber in der Betreffzeile. Wollen Sie also möglicherweise peinliche Fehler in diesem wichtigen Teil Ihrer E-Mail auf jeden Fall vermeiden, dann drücken Sie als Abhilfe vor dem Senden der Nachricht die Taste F7, um die Rechtschreibprüfung zusätzlich manuell zu aktivieren. Möchten Sie die Prüfungsfunktion hingegen auch auf die Betreffzeilen aller weiteren E-Mails ausweiten, dann gehen Sie über Extras - Optionen - Rechtschreibprüfung und setzen Sie einen Haken bei Rechtschreibprüfung vor dem Senden.

E-Mail erneut senden
Sie haben eine E-Mail schon einmal verschickt, möchten die gleiche aber nochmals senden? Kein Problem. Suchen Sie die Nachricht aus dem Ordner Gesendete Objekte, öffnen Sie sie, klicken Sie in der Menüleiste auf Andere Aktionen und danach auf Diese Nachricht erneut senden.

RSS-Feeds
Mit Outlook 2007 wird auch der Empfang von RSS-Feeds möglich, damit Sie immer über aktuelle Infos Ihrer bevorzugten Webseiten auf dem Laufenden sind - immer vorausgesetzt, dass diese auch Feeds unterstützen. Haben Sie einen Feed über Outlook abonniert, werden neue bzw. aktualisierte Meldungen automatisch in Ihr Outlook-Konto geladen und im Ordner RSS-Feeds abgelegt. Wie bei den E-Mails erscheinen die zuletzt geladenen Elemente oben. Ebenso wie E-Mails lassen sich die RSS-Nachrichten öffnen und lesen, löschen, verschieben oder an andere Empfänger weiterleiten. Vorteil von RSS-Feeds: Anders als beispielsweise bei Newslettern müssen Sie hier für den Empfang neuer Meldungen keine persönliche Daten hinterlassen.

Inbox-Sound ändern
Sie legen viel Wert auf Individualität und möchten dies auch bei der Benutzung von Outlook unterstreichen? Dann sollten Sie über einen neuen Sound bei eingehenden E-Mails nachdenken. Gehen Sie dazu zunächst über Start in die Systemsteuerung und klicken Sie unter Hardware und Sound - Sound auf die Registerkarte Sounds. In der Liste unter dem Stichpunkt Programmereignisse wählen Sie die Option Posteingangsbenachrichtigung an. Über die Schaltfläche Durchsuchen erreichen Sie den Explorer, um die gewünschte Sounddatei auszuwählen. Abschließend bestätigen Sie noch mit OK.

Outlook als Standard
Wenn Sie möchten, dass Ihr gesamter E-Mail-Versand über Outlook abgewickelt wird und etwa auf Webseiten bei sogenannten "E-Mail an"- oder auch Mailto-Links Outlook automatisch startet, dann nehmen Sie folgende Einstellungen vor. Klicken Sie auf Start und danach Systemsteuerung - Programme - Standardprogramme. Nehmen Sie hier die Option Standardprogramme festlegen. Wählen Sie aus der Programm-Liste links Microsoft Office Outlook aus, bestätigen Sie mit Dieses Programm als Standard festlegen und schließen Sie über OK. Übrigens: Hier lassen sich auch andere Standardprogramme wie Internet Browser oder Media Player definieren und jeweils benutzerspezifische Standards zuweisen.

Verknüpfung in Explorer
Fast alle Ihre Dateien werden über den Explorer organisiert. Wäre es da nicht auch sinnvoll, in Outlook eine Verknüpfung in Ihre bereits vorhandene Dateistruktur einzurichten? Gehen Sie in Outlook über Extras - Optionen auf die Registerkarte Weitere. Unter dem Stichpunkt Outlook-Bereiche klicken Sie die Schaltfläche Navigationsbereich an und setzen einen Haken bei Verknüpfungen. Klicken Sie danach in der Navigationsleiste unten links auf das PfeilSymbol. Über die beiden Optionen Neue Gruppe hinzufügen oder Neue Verknüpfung hinzufügen richten Sie eine neue Gruppe bzw. Verknüpfung ein. Danach öffnen Sie den Windows-Explorer und können nun eine beliebige Datei oder einen Ordner auf die Outlook-Verknüpfung ziehen.

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